Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Support au VP principal TI et à l'équipe numérique et des technologies de l’information

Lieu de travail : 9001, boul. de l'Acadie, bureau 200, Montréal (Québec) H4N 3H7

Mode de travail : Horaire flexible en mode hybride

Statut : Permanent, temps plein, 37,5 heures

VOTRE RÔLE

Vous agirez comme bras droit au vice-président principal TI et à son comité de gestion pour l’accompagnement de la planification, de la gestion des projets et de la gestion et production documentaire. Vous collaborerez également à la gestion administrative, à l’organisation d’événements et à l’élaboration de communications destinées à l’équipe.

Vous développerez des outils de communication pertinents et veillerez à maintenir des relations positives et efficaces avec les parties prenantes internes et externes, afin de soutenir la crédibilité et assurer une intégration harmonieuse de la fonction.

GESTION ADMINISTRATIVE (40%)

• Assurer de façon proactive la réalisation de tâches administratives, c’est-à-dire assurer la gestion administrative des projets en cours incluant la production de documents et de présentation des livrables
• Supporter de façon proactive le vice-président principal TI dans la gestion de son agenda, effectuer la planification calendrier, de rencontres de gestion, veiller aux procédures administratives, et au suivi des livrables
• Organiser le calendrier et les activités du vice-président et du comité de gestion
• Supporter le vice-président dans la préparation des différents comités liés au CA et aux comités de direction
• Supporter le secteur TI dans la gestion de la facturation et des comptes de dépenses
• Toute autre tâche relative à l’atteinte des objectifs de l’équipe

COORDINATION ET ANALYSE (50%)

• Développer un répertoire central (système, structure et plate-forme) afin d’assurer un accès facile à la documentation associée à l’équipe
• S’impliquer dans la définition et l’harmonisation des politiques, les indicateurs clés et les procédures de la fonction et ce, à l’échelle de l’entreprise.
• Participer au respect des normes, contrôles, politiques, procédures et indicateurs de performance.
• Développer les rapports de performance pertinents (valeur ajoutée, qualité des produits, délai de livraisons, etc).
• Supporter la mise en œuvre de l’exécution du plan stratégique de l’équipe
• Agir comme collaborateur et agent de changement dans différents projets en support aux différentes équipes

Support Sharepoint (10%)

• Supporter les secteurs dans l’élaboration et le maintien des sites sharepoints selon les standards de l’entreprise.
• Collaborer avec les autres coordonnatrices administratives, pour mettre sur pied un réseau de power users qui agiront comme administratrices pour leurs vice-présidences respectives

Tout ça, évidemment, avec l’aide de vos collègues et de la grande numérique et TI. Vous aurez la chance de faire partie d’une équipe en pleine croissance qui saura vous épauler et vous faire grandir.

VOS ATOUTS

• Diplôme d’études collégiales ou universitaire dans un domaine pertinent, avec un minimum de cinq années d’expérience pertinente
• Excellente maîtrise de la Suite MS Office 365 et d’outils informatiques
• Capacité à fournir un travail impeccable avec parfois de courts échéanciers et même sous pression
• Sens de l’organisation aiguisé avec une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• On vous reconnaît pour votre sens de l’initiative et votre curiosité intellectuelle
• Capacité à mener des dossiers de façon autonome avec une approche proactive
• Sensibilité aux notions entourant la confidentialité, la discrétion, ainsi que de bonnes qualités de jugement
• En raison de la nature du poste qui nécessite des interactions avec des fournisseurs et clients internes hors Québec, le bilinguisme en français et en anglais est exigé pour ce poste

VOS AVANTAGES

Développer ses talents, ça veut dire prendre soin de soi, apprendre de nouvelles choses et partager ses expériences. On propose donc différentes initiatives pour que vous puissiez vous accomplir pleinement au travail, dont :

• Programme flexible d’aménagement du travail
• Régime flexible d’assurances collectives et régime de retraite à cotisations déterminées dès l’entrée en fonction
• Bonification annuelle
• Rabais corporatifs auprès de nos partenaires (Olymel et BMR)
• Formations adaptées à vos besoins
• Programme d’aide aux employés et à la famille et télémédecine
• Plateformes virtuelles de mieux-être et de mise en forme